5 bonnes pratiques pour bien s’organiser en télétravail

En 2022, 33 % des actifs ont eu recours au télétravail. Si travailler à distance séduit toujours autant les salariés suite aux confinements, il n’est en revanche pas évident de poser les bonnes barrières. Voici nos conseils.

1. Pour une bonne organisation du travail, planifiez votre journée

Avant de commencer votre journée de travail, prenez quelques minutes pour planifier ce que vous devez accomplir. Établissez une liste de tâches et déterminez les priorités. Cela vous aidera à rester concentré sur ce qui est important et à éviter de vous sentir débordé. Le recours à un logiciel de saisie du temps de travail peut considérablement vous aider à gérer votre planning. En effet, de nombreuses personnes apprécient la flexibilité que leur offre le télétravail, mais cela peut aussi s’avérer un piège redoutable lorsque l’on a des difficultés à s’organiser. L’absence d’un cadre professionnel clair peut accentuer votre tendance à vous relâcher puis à accumuler les heures supplémentaires pour rattraper le temps perdu : le recours à un outil numérique vous aidera à ne pas vous éparpiller sur plusieurs choses à la fois sans jamais en terminer aucune. Par ailleurs, sachez que le télétravail allonge nos journées de 49 minutes en moyenne : c’est autant de temps perdu pour votre vie de famille ou vos activités personnelles. Le suivi de votre temps de présence grâce à un logiciel vous donnera une idée du temps passé sur chaque tâche et vous permettra de garder une trace écrite de vos heures travaillées.

2. Établissez une routine pour améliorer votre productivité

Lorsque vous travaillez à domicile, il peut être facile de perdre la notion du temps et de travailler trop ou pas assez. Il est important d’établir une routine pour vous aider à maintenir une journée de travail productive et efficace. Certains conseils vont de soi : ne perturbez pas votre cycle de sommeil et essayez de vous lever à la même heure tous les jours, prenez une pause déjeuner régulière (et évitez, donc, de sauter un repas pour gagner du temps), terminez votre journée de travail à une heure fixe. Vos journées en présentiel sont constituées d’alternances entre des moments où vous êtes productifs (tâches, réunions), et d’autres temps moins réglementés (pauses, trajets) : lorsque l’on télétravaille, la tentation de supprimer ces “temps morts” pour gagner du temps se fait vive. Or, ne pas prendre soin de vous peut considérablement impacter votre productivité et avoir des effets néfastes sur le long terme : on vous le déconseille ! Voici quelques astuces que vous pouvez mettre en place pour améliorer votre routine en télétravail : 

1 – Établissez une véritable pause à dix heures à la maison pour boire un café, discuter à distance avec vos collègues, envoyer un message à un ami ou regarder une vidéo. 
2 – Ritualisez les tâches ménagères : si vous souhaitez gagner du temps sur votre ménage, réservez des créneaux précis, par exemple juste après votre repas du midi : vous éviterez ainsi de penser à la vaisselle qui s’accumule pendant vos heures de travail.
3 – Testez le “fake commute” : si votre cerveau a du mal à intégrer de nouvelles routines, cette méthode vous aidera sans doute beaucoup. Elle consiste à remplacer votre trajet domicile-travail habituel par une promenade matinale. Vous exposer à la lumière du matin accentuera votre bien-être et préparera votre esprit à une journée productive.

   3. Créez un espace de travail confortable

Avoir un espace de travail dédié vous aidera à rester concentré et à être plus productif. Si vous n’avez pas de bureau, essayez de trouver un endroit tranquille dans votre maison où vous pouvez travailler sans être dérangé. Certaines personnes aiment travailler en musique, car cela améliore leur bien-être et leur concentration : équipez-vous d’un casque audio de bonne qualité (ce dernier vous servira sûrement pour les réunions). Ne négligez pas votre confort : 70 % des français déclarent être insuffisamment équipés pour télétravailler. Si vous devez régulièrement vous installer sur un tabouret ou une chaise en plastique, il y a de grandes chances que votre dos vous le fasse payer sur le long terme. Equipez-vous d’une chaise de bureau digne de ce nom et renseignez-vous sur les modalités de remboursement des équipements auprès de votre entreprise. Si possible, des accessoires tels qu’une souris ergonomique, un repose-pied ou encore un bureau assis-debout feront la différence sur le long terme en vous permettant d’améliorer votre position de travail et de lutter contre les douleurs engendrées par la sédentarité. Enfin, veillez à avoir un ordinateur adapté ainsi que tous les logiciels nécessaires et les ressources nécessaires à portée de main : quoi de pire que de perdre son temps à fouiller pour retrouver un document important ? Veillez à ce que votre poste de travail soit correctement aménagé et rangé.

4. Utilisez des outils de collaboration en ligne 

Les outils de collaboration en ligne, qu’il s’agisse de plateformes ou de logiciel de réunion,  peuvent vous aider à communiquer avec vos collègues et à rester organisé. Utilisez ces outils pour planifier des réunions virtuelles, partager des documents et collaborer avec votre équipe. Il arrive que le télétravail, surtout s’il est majoritaire, voire constant, accentue l’isolement d’un collaborateur. Il n’est pas toujours simple de rester concentré ou de faire face à un point bloquant ou à un cas client compliqué lorsque l’on est seul devant son poste de travail. Ne négligez pas le rôle d’une messagerie en ligne et utilisez-la régulièrement, même pour échanger des messages informels : évoquer vos difficultés, demander ou offrir de l’aide, planifier les moments conviviaux à venir, prendre des nouvelles d’un collègue et donner des siennes est un excellent moyen de garder le contact et de partager ses difficultés avec les autres membres de l’équipe.

5. Évitez les distractions pour rester concentré

Lorsque l’on travaille à domicile, il peut être facile de se laisser distraire par d’autres personnes, par la télévision, par les réseaux sociaux ou par les tâches ménagères. Essayez de minimiser les distractions en éteignant la télévision et en fermant les réseaux sociaux pendant vos heures de travail. Si votre conjoint est lui aussi un télétravailleur, veillez à ce que vos postes de travail soient distincts afin de ne pas empiéter sur l’espace l’un de l’autre. C’est particulièrement vrai si le micro, la caméra et le son doivent être allumés lors de réunions en visio. Et surtout, le plus important : apprenez à poser vos limites !  Ce n’est pas parce que vous êtes en télétravail que vous êtes disponible toute la journée pour assumer la gestion du foyer. Votre chien, votre chat, vos enfants ou votre conjoint/ conjointe sont à la maison pendant que vous télétravaillez ? Mettez en place des solutions pour ne pas être dérangé. Il peut s’agir d’engager une baby-sitter pour vos enfants ou d’aménager des temps précis prévus pour eux. Utilisez vos pauses à bon escient pour sortir le chien (et cela vous permettra de prendre l’air) ou nourrir le chat. Vous pouvez aussi coller un panneau réversible sur la poste de votre bureau pour indiquer aux autres membres du foyer si vous êtes ou non disponible, ou encore partager votre emploi du temps avec votre famille en indiquant les “temps morts” où vous serez disponible.

En suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez maximiser votre efficacité tout en travaillant à distance. N’oubliez pas que le télétravail peut être un ajustement difficile au début, mais avec un peu d’organisation et de discipline, vous pouvez réussir à travailler de manière efficace et productive depuis chez vous.